Les Français de l’étranger qui ont besoin d’un document certifié par les autorités françaises connaissent bien les apostilles et la problématique que l’obtention de ces coups de tampons peut être. Car les procédures de légalisation des documents français destinés à l’étranger étaient jusqu’ici traitées par les parquets généraux des cours d’appel. Vous imaginez bien la complexité et les délais surtout quand on n’habite plus en France. Mais depuis le 1er mai 2025, les notaires sont officiellement compétents pour délivrer les apostilles, et proposent même un service en ligne. On décrypte tout ça pour les expatriés français.
L’apostille, ça sert à quoi ?
Rappelons-le, l’apostille permet d’attester de la véracité de la signature, de la qualité du signataire et de l’authenticité du sceau ou timbre apposé sur un document public français, afin qu’il puisse être utilisé dans un pays étranger membre de la Convention de La Haye. L’apostille sera indispensable dans de nombreux cas comme pour une procédure d’adoption ou une procédure judiciaire et peut parfois être exigé pour la signature d’un contrat.
Ainsi, l’apostille est une procédure simplifiée de légalisation. Elle remplace la légalisation pour les pays où elle s’applique. La légalisation comme l’apostille attestent les informations suivantes :
- Véracité de la signature de l’auteur du document
- Qualité en laquelle le signataire du document a agi
- Si nécessaire, identité du sceau ou du timbre qui est mentionné sur le document.
- En pratique, la légalisation et l’apostille sont un cachet officiel ajouté sur le document.
Mais attention, seuls les documents suivants sont considérés comme des actes publics et pourront donc recevoir une apostille :
- Acte d’une juridiction judiciaire ou administrative. Par exemple, un jugement.
- Acte du parquet. Par exemple, un jugement.
- Acte établi par un greffier. Par exemple, un extrait de casier judiciaire.
- Acte établi par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire). Par exemple, un procès-verbal de constat.
- Acte de l’état civil établi par un officier de l’état civil. Par exemple, un acte de naissance.
- Acte établi par une autorité administrative. Par exemple, un avis d’imposition, une attestation de droits sociaux, un diplôme, un certificat de scolarité.
- Acte notarié. Par exemple, un acte de notoriété, une procuration, un testament, une donation.
- Déclaration officielle apposée sur un acte sous signature privée. Par exemple, une certification de signature, une mention d’enregistrement, un visa pour date certaine.
Une apostille notariée et dématérialisée
Initialement prévue pour le 1ᵉʳ septembre 2023, la nouvelle apostille aura finalement démarré le 1ᵉʳ mai 2025, avec 19 mois de retard
Un arrêté du 10 avril 2025 a fixé les prix de la nouvelle apostille dématérialisée et notariée, soit 3 semaines avant l’ouverture. On a pu constater que les tarifs sont beaucoup plus raisonnables que ce que l’on pouvait craindre :
- 12 € TTC par document pour les personnes physiques,
- 24 € TTC pour les personnes morales.
Ces tarifs sont doublés si on demande un traitement accéléré.
Malheureusement, ce qui dans la loi est un distinguo personne physique/ personne morale s’est traduit sur le nouveau site apostille.notaires.fr par un distinguo entre particuliers et professionnels. Ce qui n’est évidemment pas la même chose et provoque une surtaxe malencontreuse pour les auto-entrepreneurs.
Nous recommandons, comme de nombreux experts judicaires, aux avocats ayant le statut de micro-entreprise ainsi qu’aux experts traducteurs et autres nomades digitaux, qui sont à 99% autoentrepreneurs, de cliquer pour le moment sur « particulier » et non sur « professionnel », au risque de payer le double de ce qu’ils devraient.
Cependant il y a encore un souci qui gêne la fluidité de la démarche, le site apostille.notaires.fr nous indique qu’il doit le résoudre dans les prochaines semaines. Car pour l’instant, dans la rubrique « Comment ça marche » accessible en cours de saisie, il est précisé que « Seuls les documents comportant une signature électronique doivent être télétransférés ». Mais, dans la pratique, il n’y a aucune possibilité de télécharger les documents à apostiller, il faut obligatoirement les envoyer par la Poste.
Espérons que cette première implémentation va rapidement s’affiner, car comme les Cours d’Appel ont toutes fermé leurs anciens services de délivrance des apostilles, le site apostille.notaires.fr est désormais le seul et unique moyen d’obtenir une apostille.
